onkostenvergoeding zelfstandige

Onkostenvergoeding zelfstandige

Welke onkostenvergoedingen kunnen zelfstandigen zoal inbrengen? Mag je dit bedrag kiezen of zijn er regels voor? Wat is het voordeel van een onkostenvergoeding en wat is het eigenlijk? De RSZ maakte in oktober 2022 de nieuwe bedragen bekend.

Wat is een onkostenvergoeding als zelfstandige?

De onkostenvergoeding is een terugbetaling van doorgaans kleinere kosten die je in de uitvoering van je job als zelfstandige zaakvoerder maakt. Omdat het net om kleinere bedragen gaat, is het omslachtig om alle bewijsstukken en kassaticketjes bij te houden. Soms heb je niet eens een kassaticket, denk bijvoorbeeld aan parkeergeld.

Wat is het voordeel van een onkostenvergoeding?

Omdat de onkostenvergoeding gaat over de terugbetaling van werkelijk gemaakte kosten, betaal je geen belastingen en geen sociale bijdragen op dit bedrag.

Welke onkostenvergoedingen voor zelfstandigen zijn er?

  1. Auto: €0,4170/km. Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met privé-auto. De forfaits zijn all-in dit wil zeggen voor onderhoud, verzekering, brandstof,...
  2. Fiets: €0,25/km. Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met je privéfiets (al dan niet elektrisch aangedreven) of de speed pedelec
  3. Baankosten: €10/dag. Het is een vergoeding om gebruik te maken van de sanitaire en andere faciliteiten zoals wasplaatsen, refters, toiletten die voorhanden zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven en waarvan je omdat je onderweg bent, geen gebruik van kunt maken.
  4. Maaltijdkosten: €7/dag voor wie minstens 4 opeenvolgende uren onderweg is.
  5. Verblijfskosten in België: €35,00/nacht als je voor de nacht niet naar huis komt (bijvoorbeeld: je woont in Hasselt en staat op een beurs in Brugge). De kosten dekken avondmaal, logies en ontbijt.
  6. Bureaukosten: €142,95/maand ongeacht het aantal gewerkte dagen thuis. Je hoeft dus niet prorata te gaan berekenen als je parttime thuis werkt. De vergoeding is voor je werkplek ongeacht de vierkante meters plus elektriciteit en verwarming. Je mag deze vergoeding ook inbrengen als je huurt zonder dat je de verhuurder hoeft in te lichten.
  7. Internet en PC: €20/maand voor internetverbinding (inclusief abonnement) en €20/maand voor de aankoop van laptop of PC (inclusief randapparatuur en software). Ideaal voor wie freelancer is en al deze kosten privé al heeft gemaakt.
  8. Garagekosten voor auto: €50,00/maand als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt. Het maakt daarbij niet uit je eigenaar van de garage of niet.
  9. Parkeerkosten €15,00/maand als je de auto parkeert bij klantenbezoek en dient te betalen en je het bonnetje wel eens verliest.
  10. Car-wash: €15,00/maand.

Als algemeen principe geldt dat de forfaitaire vergoeding verantwoord moet kunnen worden op basis van de uitgeoefende beroepswerkzaamheid. Als maatstaf neemt de fiscus de bedragen die ze zelf betaalt aan de eigen personeelsleden en ambtenaren. Zo hanteert de fiscus hogere bedragen voor ambtenaren behorend tot categorie 1 (werknemers met een universitair diploma) dan voor ambtenaren van een lagere categorie.

Voor directiefuncties betaalt de fiscus tot 350 euro per maand. Voor hogere kaderleden varieert het bedrag tussen 200 euro en 250 euro per maand.

Je vindt een uitgebreidere lijst van forfaitaire onkostenvergoedingen op Fedweb Belgium. 

Hoe onkosten bewijzen?

  • Je beperkt je tot de wettelijke bedragen en categorieën van onkostennota’s. In deze gevallen hoef je de onkosten niet te bewijzen. Keer je een onkostenvergoeding aan jezelf uit voor buitenlandse reizen bijvoorbeeld dan is het uiteraard altijd slim dat je kunt aantonen dat je voor je werk naar het buitenland bent geweest. Als je geen auto hebt, dan kun je moeilijk parkeergeld inbrengen.
  • Doorgaans zal je boekhouder voorstellen om gedurende een 3 tal maanden al je bonnetjes of uitgaven bij te houden als bewijs. Na deze periode wordt er gekeken welke kosten als onkosten kunnen gelden en wordt er een gemiddelde berekend. Na deze periode hoef je de kassaticketjes niet meer te bewaren.

 Kosten bewijzen of kiezen voor de forfaitaire onkostenvergoeding

In de praktijk kan het echter zijn dat je werkelijke kosten lager zijn dan de kosten van de onkostenvergoeding. Ook in dit geval betaal je op die onkostenvergoeding geen belastingen en geen sociale bijdragen.

Stel dat je naar een beurs gaat aan de kust en je overnacht bij een familielid. Ook dan mag je het bedrag van de forfaitaire onkostenvergoeding aan jezelf uitkeren.

Ga je naar het buitenland en het bedrag van het hotel is lager dan de onkostenvergoeding, dan mag je kiezen.

Zijn de werkelijke kosten hoger dan de forfait, dan kies je wellicht best om de kosten te bewijzen en een factuur bij te houden.

Onkostenvergoedingen worden jaarlijks aangepast

Elk jaar worden de onkostenvergoedingen aangepast. Voor de kilometervergoeding van de wagen is dit bijvoorbeeld op 1 juli. De vergoeding kan zowel stijgen als dalen.

Hou daarom gespecialiseerde websites in de gaten of raadpleeg hiervoor je boekhouder.

Hoe betaal je een onkostenvergoeding als zelfstandige?

  • Neem een wit blad en je schrijf hier het woord onkostenvergoeding op, samen met de datum, de aard van de onkostenvergoeding, het bedrag, jouw naam en de naam van je vennootschap of eenmanszaak. Zo is er een document voor je eenmanszaak of vennootschap die in de boekhouding bewaard wordt.
  • Schrijf het bedrag van de onkostennota over van de bedrijfsrekening naar je privé-rekening.

Retro-actief onkostenvergoeding uitbetalen

Het is toegelaten om binnen hetzelfde kalenderjaar de onkostenvergoeding retroactief toe te kennen. Het is dus mogelijk om eind december voor het ganse jaar een onkostenvergoeding uit te schrijven.

Hoewel het vaak om kleine bedragen gaat, kan dit op jaarbasis toch aandikken. Wie als zelfstandige 200 euro onkosten per maand aanrekent, heeft op jaarbasis een onkostenvergoeding van 2.400 euro.

Om 2.400 euro netto uit je kassa van je onderneming te halen in de vorm van salaris, zou je anders bijna 4.800 euro bruto salaris moeten uitschrijven.

Meer netto overhouden dankzij loopbaanbegeleiding

Waar lig jij wakker van in je zaak? Wist je dat ook jij spotgoedkoop begeleiding krijgt met de loopbaancheque van de overheid zodat jij beter en efficiënter kunt werken?

Je hebt al 4 uur (online) begeleiding voor €10/uur betaalbaar aan VDAB/Edenred. Je leest het goed, zelfs als zelfstandige! Maak hier gebruik van.

sparringpartner

Online begeleiding

€10 - 4 uur
  • Werken aan je zaak: hoe hou ik netto meer over
  • Een betere balans
  • Meer rendabele klanten
  • Minder stress
  • 4 uur online begeleiding
  • sessies van 1 uur
  • Voor zelfstandigen vanaf 7 jaar ervaring
  • Je woont of werkt in Vlaanderen
  • Data in onderling overleg
  • Start na ontvangst loopbaancheque
Voer a.u.b. uw naam in
Voer alstublieft een geldig telefoonnummer in.
Vul alstublieft een bericht in.

🕶 Gratis 13 online testen

Welk kleurtype ben jij, welke job past je, ben je een toffe collega, ben je perfectionist, stresstest, hoe functioneer jij,...

We sturen je nooit spam en delen nooit je e-mailadres.
Lees meer in ons
privacybeleid.

Scroll naar boven