onkostenvergoeding zelfstandige

Onkostenvergoeding zelfstandige

Welke onkostenvergoedingen kunnen zelfstandigen zoal inbrengen? Mag je dit bedrag kiezen of zijn er regels voor? Wat is het voordeel van een onkostenvergoeding en wat is het eigenlijk?

Wat is een onkostenvergoeding als zelfstandige?

De onkostenvergoeding is een terugbetaling van doorgaans kleinere kosten die je in de uitvoering van je job als zelfstandige zaakvoerder maakt. Omdat het net om kleinere bedragen gaat, is het omslachtig om alle bewijsstukken en kassaticketjes bij te houden. Soms heb je niet eens een kassaticket, denk bijvoorbeeld aan parkeergeld.

Wat is het voordeel van een onkostenvergoeding?

Omdat de onkostenvergoeding gaat over de terugbetaling van werkelijk gemaakte kosten, betaal je geen belastingen en geen sociale bijdragen op dit bedrag.

Welke onkostenvergoedingen voor zelfstandigen zijn er?

  • €129/maand thuiskantoor
  • €30/maand car wash & parkeergeld
  • €85/maand representatiekosten (recepties, relatiegeschenken, horeca,…)
  • €70/maand liberaliteiten (fooien, steunkaarten)
  • €20/maand fruit
  • €40/maand voor internet en pc (als je het internet en je pc privé betaalt)
  • Kilometervergoeding voor de privé-wagen
  • Fietsvergoeding voor fiets
  • Vergoedingen voor buitenlandse reizen
  • Maaltijdvergoeding binnenland
  • Hotelvergoeding binnenland

Als algemeen principe geldt dat de forfaitaire vergoeding verantwoord moet kunnen worden op basis van de uitgeoefende beroepswerkzaamheid. Als maatstaf neemt de fiscus de bedragen die ze zelf betaalt aan de eigen personeelsleden en ambtenaren. Zo hanteert de fiscus hogere bedragen voor ambtenaren behorend tot categorie 1 (werknemers met een universitair diploma) dan voor ambtenaren van een lagere categorie.

(lees verder onder de banner) Algida Programma

Voor directiefuncties betaalt de fiscus tot 350 euro per maand. Voor hogere kaderleden varieert het bedrag tussen 200 euro en 250 euro per maand.

Je vindt een uitgebreidere lijst van forfaitaire onkostenvergoedingen op Fedweb Belgium. 

onkostenvergoeding zelfstandige retroactief

Hoe onkosten bewijzen?

  • Je beperkt je tot de wettelijke bedragen en categorieën van onkostennota’s. In deze gevallen hoef je de onkosten niet te bewijzen. Keer je een onkostenvergoeding aan jezelf uit voor buitenlandse reizen bijvoorbeeld dan is het uiteraard altijd slim dat je kunt aantonen dat je voor je werk naar het buitenland bent geweest. Als je geen auto hebt, dan kun je moeilijk parkeergeld inbrengen.
  • Doorgaans zal je boekhouder voorstellen om gedurende een 3 tal maanden al je bonnetjes of uitgaven bij te houden als bewijs. Na deze periode wordt er gekeken welke kosten als onkosten kunnen gelden en wordt er een gemiddelde berekend. Na deze periode hoef je de kassaticketjes niet meer te bewaren.

 Kosten bewijzen of kiezen voor de forfaitaire onkostenvergoeding

In de praktijk kan het echter zijn dat je werkelijke kosten lager zijn dan de kosten van de onkostenvergoeding. Ook in dit geval betaal je op die onkostenvergoeding geen belastingen en geen sociale bijdragen.

Stel dat je naar een beurs gaat aan de kust en je overnacht bij een familielid. Ook dan mag je het bedrag van de forfaitaire onkostenvergoeding aan jezelf uitkeren.

Ga je naar het buitenland en het bedrag van het hotel is lager dan de onkostenvergoeding, dan mag je kiezen.

Zijn de werkelijke kosten hoger dan de forfait, dan kies je wellicht best om de kosten te bewijzen en een factuur bij te houden.

Onkostenvergoedingen worden jaarlijks aangepast

Elk jaar worden de onkostenvergoedingen aangepast. Voor de kilometervergoeding van de wagen is dit bijvoorbeeld op 1 juli. De vergoeding kan zowel stijgen als dalen.

Hou daarom gespecialiseerde websites in de gaten of raadpleeg hiervoor je boekhouder.

Hoe betaal je een onkostenvergoeding als zelfstandige?

  • Neem een wit blad en je schrijf hier het woord onkostenvergoeding op, samen met de datum, de aard van de onkostenvergoeding, het bedrag, jouw naam en de naam van je vennootschap of eenmanszaak. Zo is er een document voor je eenmanszaak of vennootschap die in de boekhouding bewaard wordt.
  • Schrijf het bedrag van de onkostennota over van de bedrijfsrekening naar je privé-rekening.

Retro-actief onkostenvergoeding uitbetalen

Het is toegelaten om binnen hetzelfde kalenderjaar de onkostenvergoeding retroactief toe te kennen. Het is dus mogelijk om eind december voor het ganse jaar een onkostenvergoeding uit te schrijven.

Hoewel het vaak om kleine bedragen gaat, kan dit op jaarbasis toch aandikken. Wie als zelfstandige 200 euro onkosten per maand aanrekent, heeft op jaarbasis een onkostenvergoeding van 2.400 euro.

Om 2.400 euro netto uit je kassa van je onderneming te halen in de vorm van salaris, zou je anders bijna 4.800 euro bruto salaris moeten uitschrijven.

Werken in je zaak en aan je zaak

loopbaanbegeleiding zelfstandige

Heel veel zelfstandigen werken vooral in hun zaak. En vaak is dit ook terecht. Omzet draaien is belangrijk. Tegelijk is het bijzonder zinvol dat je als zaakvoerder ook regelmatig aan je zaak werkt. Je staat dan stil bij je manier van werken, ben je nog wel efficiënt bezig? Geeft dat gevoel van ik heb het altijd zo druk ook wel de gewenste resultaten of rendement?

Daarom stelt de overheid de loopbaanbegeleidingen met VDAB cheques ook open voor zelfstandigen. Dit wil zeggen dat je als zelfstandige ook recht hebt op 7 uur persoonlijke begeleiding aan 80 euro. De loopbaanbegeleider wordt dan je sparringpartner. Deze loopbaanbegeleiding is vaak de start als je als zelfstandige een aantal nieuwe dingen wil gaan aftoetsen of in vraag wil stellen. Het komt meestal vooraleer je een consultant inschakelt.

Omdat Algida Loopbaanbegeleiding bij erkende loopbaancentra van VDAB aangesloten is, kan je de loopbaancheque bij hen inleveren. Vraag hierover meer info.

Scroll naar top